ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS
ERRORES A EVITAR
Las nuevas tecnologías no pueden concebirse como un sustituto de la gerencia.
Las TIT, no deben concebirse como algo que se añade
No es recomendable concebir las nuevas, como una moda Lo saludable es acompañar la decisión de una evaluación y de un análisis.
4. Como en cualquier negocio, no se puede medir el éxito por los resultados y beneficios a corto plazo.
5. Aunque cada día más baratas, accesibles y con mayor capacidad, la instalación de las nuevas tecnologías demanda de una inversión de recursos de los que es necesario disponer al momento de iniciar su instalación.
6. Las nuevas tecnologías no sustituyen la idea del negocio, los objetivos y metas que se desea alcanzar con la empresa.
Ventajas de las PyME que facilitan la decisión de la instalación de las TIT
a. Las empresas pequeñas y medianas carecen de una burocracia excesiva y ello facilita el proceso de toma de decisiones.
b. Las micro, pequeñas y medianas empresas operan muy cerca del mercado y los clientes. Esta característica las dota de una sensibilidad especial para evaluar el mercado y los cambios que en él se producen.
c. Esta cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general adolecen las grandes empresas. Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.
METODOLOGÍA PARA IMPLEMENTAR NUEVAS TIT
1. Propósitos de la metodología
a. Promover el uso de las TIT en la micro, pequeñas y medianas empresas del país.
b. Dotar al empresario de criterios y herramientas que le permitan evaluar las posibilidades que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión.
c. Desarrollar de manera sistemática las distintas fases y procesos para asegurar la instalación exitosa.
d. Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de autodiagnóstico.
Fases de la metodología
Corresponde al empresario identificar el estadio o nivel de desarrollo en que se encuentra su empresa. ¿Cómo hacerlo? Con ese propósito se presenta la metodología de autodiagnóstico. Los resultados de la aplicación permitirán determinar la situación actual de la empresa con respecto a la aplicación de las TIT.
Con el objeto de realizar la evaluación se acompaña cada fase con un cuestionario, los mismos contienen una serie de preguntas que el empresario o gerentes deben responder. Las respuestas obtenidas con la aplicación del instrumento permite situar a la empresa en alguno de los estadios señalados y detectar cual es el grado de preparación para hacer uso de las TIT.
a. FASE I: Superando barreras
Además, la búsqueda de información, se recomienda construir un plan de trabajo que incluya un conjunto de acciones de búsqueda tales como:
• Establecer contacto con empresas que han instalado Internet a objeto de indagar y recopilar información de primera mano alrededor de temas como beneficios, impactos, etc.
• Promover conjuntamente con las organizaciones en las que participa, la realización de talleres de trabajo para discutir el tema.
• Participar en sesiones de trabajo, reuniones y cursos sobre el tema.
• Establecer contacto con las empresas proveedoras de servicios y productos para indagar acerca de los beneficios e impactos de las nuevas tecnologías.
b. FASE II: La decisión
La decisión esta asociada a las presiones que ejercen los proveedores, grandes compradores, el cluster en el que participa, organismos públicos y clientes sobre la empresa. La incorporación de Internet en la empresa lleva aparejada una serie de cambios y reacomodos en la organización y de ello debe estar conciente el empresario. Los impactos se hacen sentir en todos los ámbitos. En el ámbito físico, en el cultural, en los procesos organizativos y en la preparación del personal.
c. FASE III: Caracterización de la situación actual de la empresa
Del nivel en que se encuentra va a depender la estrategia que se adopte. No es lo mismo desplegar la estrategia en una empresa carente de infraestructura tecnológica o “desconectada”, que en una que dispone de infraestructura y que utiliza parcialmente las posibilidades que ofrece Internet de aquellas otras que ya han transitado un cierto trecho en el campo de las TIT.
d. FASE IV: Evaluar y preparar a la Organización para la instalación de las TIT.
La descripción de cada función culmina con una guía de preguntas cuyas respuestas alimentan el autodiagnóstico de la empresa. Dichas preguntas permiten establecer el nivel de discrepancia actual con respecto al modelo; la información así obtenida constituye un insumo importante para el diseño de la estrategia de implantación.
Por definición la incorporación de Internet en la empresa supone su inserción al mercado global. La globalización conlleva una creciente competencia y esa realidad exige de las empresas una mejor gestión para asegurar una mayor productividad y competitividad. La competencia no excluye la cooperación entre empresas, de hecho son dos caras de una misma moneda. En ese sentido, la utilidad de las TIT para apoyar el mejoramiento de la calidad y la productividad está fuera de toda duda.
La gestión eficiente de todas las funciones es una condición necesaria para asegurar una adecuada relación con los proveedores, para evitar desperdicios y costos innecesarios, para asegurar un uso óptimo de todos lo recursos y en definitiva para garantizar una mayor productividad y competitividad.
Desarrollo de proveedores
Clientes, publicidad y mercadeo
Consumidores
Talento Humano
Administración y gestión de empresa
Información
Seguridad
Cooperación y asociatividad
Dinamizadores Externos
Gobierno electrónico y negocios
Grandes empresas
Sistema financiero.
Reducir costos y tiempo.
e. FASE V: Implantación de Internet y Nuevas Tecnologías en la empresa. El propósito es facilitar al empresario la confección de una estrategia a la medida de su empresa, luego de que en las otras fases:
En consecuencia el ciclo de la gerencia se compone en las siguientes fases:
1. Elaboración del plan
2. Ejecución de lo planificado
3. Seguimiento y evaluación de resultados
4. En la base a las discrepancias entre los resultados obtenidos y los previstos se rediseña el proceso y se reinicia el ciclo gerencial.
El proceso de instalación se inicia con el plan, igual que una empresa da sus primeros pasos a partir de un plan de negocio.
Al momento de diseñar el plan es recomendable contemplar los siguientes aspectos:
1. Determinación de los objetivos que persigue la empresa_ Desarrollo de proveedores, relación con los clientes.
2. Establecimiento de las metas acordes con los objetivos planteados.
3. Estrategia de implantación:
a. Duración de la implantación
b. Formación del personal
c. Reorganización para atender las implicaciones organizativas
d. Los temas de seguridad
e. Los temas de redes internas
f. Los temas de redes externas
g. Evaluación de impactos
Durante el proceso de implantación surgirán discrepancias entre lo planificado y lo ejecutado y de allí derivará la necesidad de realizar ajustes pertinentes y el rediseño del nuevo plan de acción. Se trata de un proceso continuo y sistemático.
Alexander Rivera Vielma
CIDEC Aula 701
